Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 11 augustus 2026
1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
SCANPAN A/S is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
SCANPAN A/S
Industrivej 49
8550 Ryomgaard
Denemarken
E-mail: service@scanpan.dk
Telefoon: +45 87 74 14 00
Contactpersoon voor vragen over persoonsgegevens: Poul Lindberg.
2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u onze websites en webshops bezoekt of gebruikt, bij ons een aankoop doet, contact opneemt met onze klantenservice, ons contact- of retourformulier gebruikt, zich aanmeldt voor marketingcommunicatie, deelneemt aan een winactie, een productbeoordeling schrijft, onze chatbot gebruikt of via sociale media met ons communiceert.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de activiteiten van SCANPAN die gericht zijn op particuliere klanten in Nederland. Diensten, betaalmogelijkheden en bezorgmethoden kunnen per markt verschillen.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
3.1 Websitebezoek, cookies en statistieken
Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij gegevens verwerken over uw apparaat en de manier waarop u de website gebruikt. Het kan onder meer gaan om:
- IP-adres
- browser- en apparaatgegevens
- taal
- globale geografische locatie
- bezochte pagina’s en klikgedrag
- verwijzingsbron
- gegevens over aankoopgebeurtenissen
Wij gebruiken deze gegevens om de website beschikbaar en veilig te houden, noodzakelijke keuzes te onthouden en het gebruik en de prestaties van de website te meten. Wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven, gebruiken wij de gegevens ook om gedrag te analyseren en marketing te personaliseren of de effectiviteit ervan te meten.
Noodzakelijke technologieën worden gebruikt om een veilige en goed functionerende website te leveren en, waar relevant, een overeenkomst met u uit te voeren. Technologieën voor statistieken en marketing worden gebruikt op basis van uw toestemming.
U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op de website.
Wij gebruiken een door Grafikr voor ons geconfigureerde toestemmingsoplossing om uw cookievoorkeuren te verzamelen en vast te leggen. Een actueel overzicht van de gebruikte cookies en technologieën, de doeleinden, aanbieders en bewaartermijnen vindt u in de cookie-instellingen op de website.
3.2 Aankopen, betalingen en bezorging
Wanneer u een aankoop doet, verwerken wij gewoonlijk:
- naam
- contactgegevens
- bezorg- en factuuradres
- bestelde producten
- prijs en valuta
- betalingsstatus
- gekozen bezorgmethode
- bestelnummer
- gegevens over retourzendingen en klachten
- relevante communicatie over de bestelling
Wij gebruiken deze gegevens om uw bestelling te ontvangen en uit te voeren, betalingen en bezorging af te handelen, retourzendingen, klachten en klantenservice te beheren, aan boekhoudkundige verplichtingen te voldoen en rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
De verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst met u uit te voeren en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. De gegevens kunnen daarnaast worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigde belang om misbruik te voorkomen, transacties te documenteren en geschillen af te handelen.
Betalingen worden verwerkt via Shopify Payments of via de betaaloplossing die u kiest. Afhankelijk van de betaalmogelijkheden die in Nederland beschikbaar zijn, kunt u onder meer betalen met een betaalkaart, Apple Pay, PayPal of Klarna. De betreffende betalingsaanbieder ontvangt de gegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren en te controleren. SCANPAN ontvangt normaal gesproken niet uw volledige kaartgegevens.
Bezorggegevens worden gedeeld met de vervoerder die uw bestelling bezorgt. In Nederland maken wij gebruik van GLS. Afhankelijk van het bezorgadres en de gekozen bezorgmethode kunnen ook andere vervoerders worden gebruikt.
3.3 Contact, klantenservice en retourzendingen
Wanneer u via e-mail, een contactformulier, retourformulier, telefoon, chatbot of sociale media contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die u aan ons verstrekt en de gegevens die nodig zijn om uw vraag te beantwoorden en de afhandeling ervan vast te leggen.
Het kan onder meer gaan om:
- naam
- e-mailadres
- telefoonnummer
- bestelnummer
- artikelnummers
- reden van retournering
- afbeeldingen
- correspondentie
Wij gebruiken deze gegevens om vragen te beantwoorden en aankopen, retourzendingen, klachten en andere vormen van klantenservice af te handelen.
De verwerking vindt plaats om een overeenkomst met u uit te voeren of om op uw verzoek maatregelen te nemen voordat een overeenkomst wordt gesloten. De verwerking kan daarnaast zijn gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om klantenservice te verlenen en de afhandeling van een zaak vast te leggen.
Vragen en verzoeken worden onder meer afgehandeld via Microsoft Outlook. De chatfunctie op de website wordt geleverd door Karla.
Wij raden u aan geen bijzondere persoonsgegevens of andere informatie met ons te delen die niet noodzakelijk is om uw vraag of verzoek af te handelen.
3.4 Nieuwsbrieven en andere elektronische marketing
Wanneer u zich aanmeldt voor marketingcommunicatie, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- naam
- e-mailadres
- markt en taal
- gegevens over uw toestemming
- gegevens over de manier waarop u onze berichten gebruikt en daarop reageert
Wanneer u een aankoop doet of de website gebruikt, kunnen wij, voor zover de wet en uw toestemming dit toelaten, aankoop- en gedragsgegevens gebruiken voor segmentatie, geautomatiseerde e-mailflows en productaanbevelingen. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit herinneringen over een achtergelaten winkelwagen of producten die u op de website heeft bekeken.
Wij gebruiken deze gegevens om marketing te verzenden en te personaliseren en om de effectiviteit van onze communicatie te meten.
Elektronische marketing wordt verzonden op basis van uw toestemming voor marketing of een andere grondslag die volgens de geldende marketingregels is toegestaan. De daarmee samenhangende verwerking van persoonsgegevens vindt in beginsel plaats op basis van uw toestemming en ons gerechtvaardigde belang om onze marketing te beheren, te documenteren en te verbeteren.
Wij gebruiken Klaviyo voor e-mailmarketing, segmentatie en geautomatiseerde e-mailflows.
U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink in onze e-mails of door contact met ons op te nemen. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
3.5 Algemene voorwaarden voor winacties
Deze voorwaarden zijn van toepassing op winacties die door SCANPAN A/S worden georganiseerd via onze website, nieuwsbrief of sociale media, tenzij bij de betreffende winactie anders wordt vermeld.
Door deel te nemen, gaat u akkoord met de beschrijving van de betreffende winactie en met onderstaande voorwaarden.
- De winactie loopt gedurende de periode en omvat de prijs of prijzen die in het betreffende bericht over de winactie worden vermeld.
- Tenzij anders aangegeven, wordt de winnaar door middel van een willekeurige trekking gekozen uit de geldige deelnames.
- De winnaar wordt rechtstreeks benaderd via de contactgegevens of het platform dat bij deelname is gebruikt. SCANPAN vraagt nooit om betaal- of kaartgegevens om een prijs te kunnen ontvangen.
- De winnaar moet binnen 14 dagen na ons bericht reageren. Als de winnaar niet binnen deze termijn reageert, kan het recht op de prijs vervallen en kan SCANPAN een nieuwe winnaar trekken.
- De prijs wordt zo snel mogelijk naar de winnaar verzonden. De winnaar moet hiervoor de noodzakelijke bezorggegevens verstrekken.
- De prijs kan niet worden ingewisseld voor geld of andere producten, tenzij SCANPAN dit uitdrukkelijk aanbiedt.
- De winactie staat open voor personen die in Nederland wonen en 18 jaar of ouder zijn, tenzij bij de betreffende winactie anders wordt vermeld. Medewerkers van SCANPAN A/S en leden van hun huishouden zijn uitgesloten van deelname.
- Aankoop is niet verplicht om deel te nemen, tenzij dit duidelijk bij de betreffende winactie wordt vermeld.
- SCANPAN kan de winactie wijzigen, uitstellen of annuleren wanneer dit noodzakelijk is vanwege omstandigheden buiten onze redelijke controle, technische fouten, misbruik of andere omstandigheden waardoor de winactie niet op verantwoorde wijze kan worden uitgevoerd. Belangrijke wijzigingen worden bekendgemaakt op dezelfde plaats als de winactie.
- Wij maken alleen gegevens over de winnaar bekend wanneer de winnaar hiermee heeft ingestemd. Een eventuele bekendmaking wordt beperkt tot de gegevens die met de winnaar zijn overeengekomen.
- Wanneer deelname aan een winactie een aanmelding voor de nieuwsbrief van SCANPAN vereist, wordt dit bij de aanmelding duidelijk vermeld. Daarbij wordt ook vermeld voor welke marketing u zich aanmeldt en hoe u uw toestemming kunt intrekken. De aanmelding wordt verwerkt in overeenstemming met de privacyverklaring van SCANPAN.
- Bij winacties waarvoor geen aanmelding voor de nieuwsbrief vereist is, gebruiken wij uw contactgegevens niet voor elektronische marketing, tenzij u hiervoor afzonderlijk toestemming heeft gegeven.
- SCANPAN is niet aansprakelijk voor ontbrekende of vertraagde deelnames als gevolg van technische fouten, storingen, netwerkproblemen of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van SCANPAN.
- Wij verwerken persoonsgegevens om de winactie te beheren, deelnames te controleren, contact op te nemen met de winnaar en de prijs uit te reiken. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens en uw rechten vindt u in de privacyverklaring van SCANPAN.
- Winacties op Facebook of Instagram worden niet gesponsord, ondersteund of beheerd door en zijn niet verbonden aan Meta, tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld.
- Deelname aan de winactie heeft geen invloed op uw wettelijke rechten.
3.6 Productbeoordelingen
Wanneer u een productbeoordeling schrijft, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- naam of weergavenaam
- e-mailadres
- beoordeling
- tekst van de beoordeling
- afbeeldingen
- gegevens die worden gebruikt om te controleren of de beoordeling betrekking heeft op een aankoop
Wij gebruiken deze gegevens om productbeoordelingen te tonen en te beheren, misbruik te voorkomen en andere klanten te helpen bij het nemen van een aankoopbeslissing.
De verwerking vindt plaats op basis van uw keuze om de beoordeling in te dienen en ons gerechtvaardigde belang om authentieke beoordelingen te tonen en de dienst tegen misbruik te beschermen.
Bij het indienen wordt aangegeven welke gegevens openbaar worden gemaakt.
3.7 Sociale media
Wanneer u onze profielen bezoekt of reageert op onze berichten, advertenties of privéberichten op sociale media, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- uw profielnaam
- openbare profielgegevens
- reacties en opmerkingen
- berichten
- andere gegevens die u zelf met ons deelt
Wij gebruiken deze gegevens om met u te communiceren, vragen af te handelen, inhoud te modereren en marketing te meten of te personaliseren.
De verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang bij communicatie en marketing en, wanneer dat vereist is, op uw toestemming.
Het betreffende socialemediaplatform verwerkt ook persoonsgegevens volgens zijn eigen voorwaarden en kan in bepaalde gevallen zelfstandig of gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn.
3.8 Chatbot, verlanglijst, kaarten en ingesloten inhoud
De website kan functies bevatten van onder andere Karla, Ønskeskyen, Google Maps en YouTube.
Wanneer u deze functies activeert of gebruikt, kan de betreffende aanbieder technische gegevens en gegevens over uw gebruik ontvangen. Niet-noodzakelijke functies worden alleen geladen wanneer daarvoor de vereiste toestemming is gegeven.
Ønskeskyen kan gegevens verwerken wanneer u ervoor kiest om via deze dienst producten op te slaan of te delen. Google en YouTube kunnen gegevens verwerken over het bekijken van en de interactie met kaarten en video’s.
Meer informatie over de actieve diensten en cookies vindt u in de cookie-instellingen op de website.
4. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de beschreven doeleinden, wettelijk verplicht is of met uw toestemming gebeurt.
Ontvangers en verwerkers kunnen onder meer zijn:
- Shopify, dat het webshopplatform, hosting en bijbehorende handelsfuncties levert
- Microsoft Dynamics 365 Business Central, dat wordt gebruikt voor bestel-, klant-, financiële en retourgegevens
- betalingsaanbieders en digitale betaaloplossingen, waaronder Shopify Payments, PayPal, Klarna en Apple Pay, wanneer u de betreffende betaalmogelijkheid gebruikt
- vervoerders, waaronder GLS
- Klaviyo voor e-mailmarketing, segmentatie en geautomatiseerde e-mailflows
- Microsoft Outlook voor e-mail en communicatie met de klantenservice
- Karla voor de chatfunctie en ondersteuning op de website
- Google voor Analytics 4, Google Ads, Maps en YouTube
- Meta voor advertenties, Meta Pixel en conversiemeting
- Pinterest voor advertenties en metingen
- Stape voor server-side tracking
- GoWish wanneer u de verlanglijstfunctie gebruikt
- Grafikr in verband met de toestemmings- en cookieoplossing van de website
- adviseurs, overheidsinstanties en andere ontvangers wanneer dit noodzakelijk is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen
- De geregistreerde serverzone van Stape is EU North in Nederland.
Wij gebruiken ook Google Search Console voor technische analyses van zoekresultaten en online zichtbaarheid. Deze dienst verstrekt hoofdzakelijk geaggregeerde gegevens over de positie en het verkeer van de website en vormt op zichzelf geen cookiegebaseerde tracking van individuele websitegebruikers.
5. Doorgifte naar landen buiten de EER
Sommige van onze leveranciers of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder in de Verenigde Staten, verwerken.
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebruiken wij een geldige doorgiftegrondslag. Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit zijn, waaronder het EU-U.S. Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse ontvangers, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met relevante beveiligingsmaatregelen.
U kunt contact met ons opnemen als u meer informatie wilt over de doorgiftegrondslag die voor een bepaalde leverancier wordt gebruikt.
6. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn beschreven. De bewaartermijn is daarom afhankelijk van de aard van de gegevens, het doel van de verwerking en eventuele wettelijke verplichtingen.
Gegevens over aankopen en betalingen die onderdeel uitmaken van de boekhouding worden in beginsel bewaard gedurende vijf jaar na afloop van het boekjaar waarop het materiaal betrekking heeft, overeenkomstig de Deense boekhoudwetgeving.
Gegevens over klantenservice, retourzendingen en klachten worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om de vraag of zaak af te handelen en het verloop ervan naderhand te kunnen documenteren of eventuele rechtsvorderingen te behandelen.
Gegevens die op basis van toestemming worden verwerkt, worden verwerkt totdat de toestemming wordt ingetrokken, tenzij de gegevens op een andere rechtsgrond mogen of moeten worden bewaard. Wij kunnen noodzakelijke documentatie over de gegeven en ingetrokken toestemming bewaren.
Wanneer u zich afmeldt voor elektronische marketing, kan uw e-mailadres op een uitsluitingslijst worden geregistreerd om ervoor te zorgen dat wij uw afmelding respecteren.
7. Cookies en toestemming
De website gebruikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën. Cookies en technologieën voor statistieken, personalisatie, marketing en niet-noodzakelijke ingesloten inhoud worden alleen geactiveerd voor zover dit is toegestaan en u de vereiste toestemming heeft gegeven.
De actuele doeleinden, aanbieders, cookies en eventuele bewaartermijnen vindt u in de cookie-instellingen op de website. Hier kunt u uw toestemming ook wijzigen of intrekken.
Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
8. Uw rechten
Afhankelijk van de omstandigheden kunt u op grond van de privacywetgeving het recht hebben om:
- inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken
- onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren
- persoonsgegevens te laten verwijderen
- de verwerking te laten beperken
- bezwaar te maken tegen een verwerking die is gebaseerd op gerechtvaardigde belangen
- gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze te laten overdragen wanneer de regels over gegevensoverdraagbaarheid van toepassing zijn
- uw toestemming met werking voor de toekomst in te trekken
U heeft altijd het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct-marketingdoeleinden. Wanneer u hiertegen bezwaar maakt, beëindigen wij deze verwerking.
Uw rechten kunnen beperkt zijn, bijvoorbeeld wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren of wanneer wij de gegevens nodig hebben in verband met een rechtsvordering. Wij kunnen u vragen de gegevens te verstrekken die nodig zijn om uw identiteit te bevestigen.
Neem contact met ons op via service@scanpan.dk wanneer u gebruik wilt maken van uw rechten.
9. Een klacht indienen
U kunt een klacht over onze verwerking van uw persoonsgegevens indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland. Wij verzoeken u om eerst contact met ons op te nemen, zodat wij de gelegenheid krijgen uw vraag of klacht te behandelen.
Autoriteit Persoonsgegevens
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Omdat SCANPAN A/S in Denemarken is gevestigd, kunt u ook contact opnemen met de Deense toezichthoudende autoriteit:
Datatilsynet
www.datatilsynet.dk
10. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde toegang en verstrekking.
De toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers en leveranciers die deze gegevens voor een gerechtvaardigd zakelijk doel nodig hebben.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring bijwerken wanneer onze verwerking, diensten of de toepasselijke regelgeving veranderen.
De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd met de datum waarop deze voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u op passende wijze.
Laatst bijgewerkt: 11 augustus 2026
1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
SCANPAN A/S is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
SCANPAN A/S
Industrivej 49
8550 Ryomgaard
Denemarken
E-mail: service@scanpan.dk
Telefoon: +45 87 74 14 00
Contactpersoon voor vragen over persoonsgegevens: Poul Lindberg.
2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing wanneer u onze websites en webshops bezoekt of gebruikt, bij ons een aankoop doet, contact opneemt met onze klantenservice, ons contact- of retourformulier gebruikt, zich aanmeldt voor marketingcommunicatie, deelneemt aan een winactie, een productbeoordeling schrijft, onze chatbot gebruikt of via sociale media met ons communiceert.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de activiteiten van SCANPAN die gericht zijn op particuliere klanten in Nederland. Diensten, betaalmogelijkheden en bezorgmethoden kunnen per markt verschillen.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
3.1 Websitebezoek, cookies en statistieken
Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij gegevens verwerken over uw apparaat en de manier waarop u de website gebruikt. Het kan onder meer gaan om:
- IP-adres
- browser- en apparaatgegevens
- taal
- globale geografische locatie
- bezochte pagina’s en klikgedrag
- verwijzingsbron
- gegevens over aankoopgebeurtenissen
Wij gebruiken deze gegevens om de website beschikbaar en veilig te houden, noodzakelijke keuzes te onthouden en het gebruik en de prestaties van de website te meten. Wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven, gebruiken wij de gegevens ook om gedrag te analyseren en marketing te personaliseren of de effectiviteit ervan te meten.
Noodzakelijke technologieën worden gebruikt om een veilige en goed functionerende website te leveren en, waar relevant, een overeenkomst met u uit te voeren. Technologieën voor statistieken en marketing worden gebruikt op basis van uw toestemming.
U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op de website.
Wij gebruiken een door Grafikr voor ons geconfigureerde toestemmingsoplossing om uw cookievoorkeuren te verzamelen en vast te leggen. Een actueel overzicht van de gebruikte cookies en technologieën, de doeleinden, aanbieders en bewaartermijnen vindt u in de cookie-instellingen op de website.
3.2 Aankopen, betalingen en bezorging
Wanneer u een aankoop doet, verwerken wij gewoonlijk:
- naam
- contactgegevens
- bezorg- en factuuradres
- bestelde producten
- prijs en valuta
- betalingsstatus
- gekozen bezorgmethode
- bestelnummer
- gegevens over retourzendingen en klachten
- relevante communicatie over de bestelling
Wij gebruiken deze gegevens om uw bestelling te ontvangen en uit te voeren, betalingen en bezorging af te handelen, retourzendingen, klachten en klantenservice te beheren, aan boekhoudkundige verplichtingen te voldoen en rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.
De verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst met u uit te voeren en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. De gegevens kunnen daarnaast worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigde belang om misbruik te voorkomen, transacties te documenteren en geschillen af te handelen.
Betalingen worden verwerkt via Shopify Payments of via de betaaloplossing die u kiest. Afhankelijk van de betaalmogelijkheden die in Nederland beschikbaar zijn, kunt u onder meer betalen met een betaalkaart, Apple Pay, PayPal of Klarna. De betreffende betalingsaanbieder ontvangt de gegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren en te controleren. SCANPAN ontvangt normaal gesproken niet uw volledige kaartgegevens.
Bezorggegevens worden gedeeld met de vervoerder die uw bestelling bezorgt. In Nederland maken wij gebruik van GLS. Afhankelijk van het bezorgadres en de gekozen bezorgmethode kunnen ook andere vervoerders worden gebruikt.
3.3 Contact, klantenservice en retourzendingen
Wanneer u via e-mail, een contactformulier, retourformulier, telefoon, chatbot of sociale media contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die u aan ons verstrekt en de gegevens die nodig zijn om uw vraag te beantwoorden en de afhandeling ervan vast te leggen.
Het kan onder meer gaan om:
- naam
- e-mailadres
- telefoonnummer
- bestelnummer
- artikelnummers
- reden van retournering
- afbeeldingen
- correspondentie
Wij gebruiken deze gegevens om vragen te beantwoorden en aankopen, retourzendingen, klachten en andere vormen van klantenservice af te handelen.
De verwerking vindt plaats om een overeenkomst met u uit te voeren of om op uw verzoek maatregelen te nemen voordat een overeenkomst wordt gesloten. De verwerking kan daarnaast zijn gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang om klantenservice te verlenen en de afhandeling van een zaak vast te leggen.
Vragen en verzoeken worden onder meer afgehandeld via Microsoft Outlook. De chatfunctie op de website wordt geleverd door Karla.
Wij raden u aan geen bijzondere persoonsgegevens of andere informatie met ons te delen die niet noodzakelijk is om uw vraag of verzoek af te handelen.
3.4 Nieuwsbrieven en andere elektronische marketing
Wanneer u zich aanmeldt voor marketingcommunicatie, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- naam
- e-mailadres
- markt en taal
- gegevens over uw toestemming
- gegevens over de manier waarop u onze berichten gebruikt en daarop reageert
Wanneer u een aankoop doet of de website gebruikt, kunnen wij, voor zover de wet en uw toestemming dit toelaten, aankoop- en gedragsgegevens gebruiken voor segmentatie, geautomatiseerde e-mailflows en productaanbevelingen. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit herinneringen over een achtergelaten winkelwagen of producten die u op de website heeft bekeken.
Wij gebruiken deze gegevens om marketing te verzenden en te personaliseren en om de effectiviteit van onze communicatie te meten.
Elektronische marketing wordt verzonden op basis van uw toestemming voor marketing of een andere grondslag die volgens de geldende marketingregels is toegestaan. De daarmee samenhangende verwerking van persoonsgegevens vindt in beginsel plaats op basis van uw toestemming en ons gerechtvaardigde belang om onze marketing te beheren, te documenteren en te verbeteren.
Wij gebruiken Klaviyo voor e-mailmarketing, segmentatie en geautomatiseerde e-mailflows.
U kunt zich op elk moment afmelden via de afmeldlink in onze e-mails of door contact met ons op te nemen. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
3.5 Algemene voorwaarden voor winacties
Deze voorwaarden zijn van toepassing op winacties die door SCANPAN A/S worden georganiseerd via onze website, nieuwsbrief of sociale media, tenzij bij de betreffende winactie anders wordt vermeld.
Door deel te nemen, gaat u akkoord met de beschrijving van de betreffende winactie en met onderstaande voorwaarden.
- De winactie loopt gedurende de periode en omvat de prijs of prijzen die in het betreffende bericht over de winactie worden vermeld.
- Tenzij anders aangegeven, wordt de winnaar door middel van een willekeurige trekking gekozen uit de geldige deelnames.
- De winnaar wordt rechtstreeks benaderd via de contactgegevens of het platform dat bij deelname is gebruikt. SCANPAN vraagt nooit om betaal- of kaartgegevens om een prijs te kunnen ontvangen.
- De winnaar moet binnen 14 dagen na ons bericht reageren. Als de winnaar niet binnen deze termijn reageert, kan het recht op de prijs vervallen en kan SCANPAN een nieuwe winnaar trekken.
- De prijs wordt zo snel mogelijk naar de winnaar verzonden. De winnaar moet hiervoor de noodzakelijke bezorggegevens verstrekken.
- De prijs kan niet worden ingewisseld voor geld of andere producten, tenzij SCANPAN dit uitdrukkelijk aanbiedt.
- De winactie staat open voor personen die in Nederland wonen en 18 jaar of ouder zijn, tenzij bij de betreffende winactie anders wordt vermeld. Medewerkers van SCANPAN A/S en leden van hun huishouden zijn uitgesloten van deelname.
- Aankoop is niet verplicht om deel te nemen, tenzij dit duidelijk bij de betreffende winactie wordt vermeld.
- SCANPAN kan de winactie wijzigen, uitstellen of annuleren wanneer dit noodzakelijk is vanwege omstandigheden buiten onze redelijke controle, technische fouten, misbruik of andere omstandigheden waardoor de winactie niet op verantwoorde wijze kan worden uitgevoerd. Belangrijke wijzigingen worden bekendgemaakt op dezelfde plaats als de winactie.
- Wij maken alleen gegevens over de winnaar bekend wanneer de winnaar hiermee heeft ingestemd. Een eventuele bekendmaking wordt beperkt tot de gegevens die met de winnaar zijn overeengekomen.
- Wanneer deelname aan een winactie een aanmelding voor de nieuwsbrief van SCANPAN vereist, wordt dit bij de aanmelding duidelijk vermeld. Daarbij wordt ook vermeld voor welke marketing u zich aanmeldt en hoe u uw toestemming kunt intrekken. De aanmelding wordt verwerkt in overeenstemming met de privacyverklaring van SCANPAN.
- Bij winacties waarvoor geen aanmelding voor de nieuwsbrief vereist is, gebruiken wij uw contactgegevens niet voor elektronische marketing, tenzij u hiervoor afzonderlijk toestemming heeft gegeven.
- SCANPAN is niet aansprakelijk voor ontbrekende of vertraagde deelnames als gevolg van technische fouten, storingen, netwerkproblemen of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van SCANPAN.
- Wij verwerken persoonsgegevens om de winactie te beheren, deelnames te controleren, contact op te nemen met de winnaar en de prijs uit te reiken. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens en uw rechten vindt u in de privacyverklaring van SCANPAN.
- Winacties op Facebook of Instagram worden niet gesponsord, ondersteund of beheerd door en zijn niet verbonden aan Meta, tenzij uitdrukkelijk anders wordt vermeld.
- Deelname aan de winactie heeft geen invloed op uw wettelijke rechten.
3.6 Productbeoordelingen
Wanneer u een productbeoordeling schrijft, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- naam of weergavenaam
- e-mailadres
- beoordeling
- tekst van de beoordeling
- afbeeldingen
- gegevens die worden gebruikt om te controleren of de beoordeling betrekking heeft op een aankoop
Wij gebruiken deze gegevens om productbeoordelingen te tonen en te beheren, misbruik te voorkomen en andere klanten te helpen bij het nemen van een aankoopbeslissing.
De verwerking vindt plaats op basis van uw keuze om de beoordeling in te dienen en ons gerechtvaardigde belang om authentieke beoordelingen te tonen en de dienst tegen misbruik te beschermen.
Bij het indienen wordt aangegeven welke gegevens openbaar worden gemaakt.
3.7 Sociale media
Wanneer u onze profielen bezoekt of reageert op onze berichten, advertenties of privéberichten op sociale media, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- uw profielnaam
- openbare profielgegevens
- reacties en opmerkingen
- berichten
- andere gegevens die u zelf met ons deelt
Wij gebruiken deze gegevens om met u te communiceren, vragen af te handelen, inhoud te modereren en marketing te meten of te personaliseren.
De verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigde belang bij communicatie en marketing en, wanneer dat vereist is, op uw toestemming.
Het betreffende socialemediaplatform verwerkt ook persoonsgegevens volgens zijn eigen voorwaarden en kan in bepaalde gevallen zelfstandig of gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn.
3.8 Chatbot, verlanglijst, kaarten en ingesloten inhoud
De website kan functies bevatten van onder andere Karla, Ønskeskyen, Google Maps en YouTube.
Wanneer u deze functies activeert of gebruikt, kan de betreffende aanbieder technische gegevens en gegevens over uw gebruik ontvangen. Niet-noodzakelijke functies worden alleen geladen wanneer daarvoor de vereiste toestemming is gegeven.
Ønskeskyen kan gegevens verwerken wanneer u ervoor kiest om via deze dienst producten op te slaan of te delen. Google en YouTube kunnen gegevens verwerken over het bekijken van en de interactie met kaarten en video’s.
Meer informatie over de actieve diensten en cookies vindt u in de cookie-instellingen op de website.
4. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de beschreven doeleinden, wettelijk verplicht is of met uw toestemming gebeurt.
Ontvangers en verwerkers kunnen onder meer zijn:
- Shopify, dat het webshopplatform, hosting en bijbehorende handelsfuncties levert
- Microsoft Dynamics 365 Business Central, dat wordt gebruikt voor bestel-, klant-, financiële en retourgegevens
- betalingsaanbieders en digitale betaaloplossingen, waaronder Shopify Payments, PayPal, Klarna en Apple Pay, wanneer u de betreffende betaalmogelijkheid gebruikt
- vervoerders, waaronder GLS
- Klaviyo voor e-mailmarketing, segmentatie en geautomatiseerde e-mailflows
- Microsoft Outlook voor e-mail en communicatie met de klantenservice
- Karla voor de chatfunctie en ondersteuning op de website
- Google voor Analytics 4, Google Ads, Maps en YouTube
- Meta voor advertenties, Meta Pixel en conversiemeting
- Pinterest voor advertenties en metingen
- Stape voor server-side tracking
- GoWish wanneer u de verlanglijstfunctie gebruikt
- Grafikr in verband met de toestemmings- en cookieoplossing van de website
- adviseurs, overheidsinstanties en andere ontvangers wanneer dit noodzakelijk is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen
- De geregistreerde serverzone van Stape is EU North in Nederland.
Wij gebruiken ook Google Search Console voor technische analyses van zoekresultaten en online zichtbaarheid. Deze dienst verstrekt hoofdzakelijk geaggregeerde gegevens over de positie en het verkeer van de website en vormt op zichzelf geen cookiegebaseerde tracking van individuele websitegebruikers.
5. Doorgifte naar landen buiten de EER
Sommige van onze leveranciers of hun subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder in de Verenigde Staten, verwerken.
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebruiken wij een geldige doorgiftegrondslag. Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit zijn, waaronder het EU-U.S. Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse ontvangers, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met relevante beveiligingsmaatregelen.
U kunt contact met ons opnemen als u meer informatie wilt over de doorgiftegrondslag die voor een bepaalde leverancier wordt gebruikt.
6. Hoelang bewaren wij persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn beschreven. De bewaartermijn is daarom afhankelijk van de aard van de gegevens, het doel van de verwerking en eventuele wettelijke verplichtingen.
Gegevens over aankopen en betalingen die onderdeel uitmaken van de boekhouding worden in beginsel bewaard gedurende vijf jaar na afloop van het boekjaar waarop het materiaal betrekking heeft, overeenkomstig de Deense boekhoudwetgeving.
Gegevens over klantenservice, retourzendingen en klachten worden bewaard zolang dit noodzakelijk is om de vraag of zaak af te handelen en het verloop ervan naderhand te kunnen documenteren of eventuele rechtsvorderingen te behandelen.
Gegevens die op basis van toestemming worden verwerkt, worden verwerkt totdat de toestemming wordt ingetrokken, tenzij de gegevens op een andere rechtsgrond mogen of moeten worden bewaard. Wij kunnen noodzakelijke documentatie over de gegeven en ingetrokken toestemming bewaren.
Wanneer u zich afmeldt voor elektronische marketing, kan uw e-mailadres op een uitsluitingslijst worden geregistreerd om ervoor te zorgen dat wij uw afmelding respecteren.
7. Cookies en toestemming
De website gebruikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare technologieën. Cookies en technologieën voor statistieken, personalisatie, marketing en niet-noodzakelijke ingesloten inhoud worden alleen geactiveerd voor zover dit is toegestaan en u de vereiste toestemming heeft gegeven.
De actuele doeleinden, aanbieders, cookies en eventuele bewaartermijnen vindt u in de cookie-instellingen op de website. Hier kunt u uw toestemming ook wijzigen of intrekken.
Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
8. Uw rechten
Afhankelijk van de omstandigheden kunt u op grond van de privacywetgeving het recht hebben om:
- inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken
- onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren
- persoonsgegevens te laten verwijderen
- de verwerking te laten beperken
- bezwaar te maken tegen een verwerking die is gebaseerd op gerechtvaardigde belangen
- gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze te laten overdragen wanneer de regels over gegevensoverdraagbaarheid van toepassing zijn
- uw toestemming met werking voor de toekomst in te trekken
U heeft altijd het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct-marketingdoeleinden. Wanneer u hiertegen bezwaar maakt, beëindigen wij deze verwerking.
Uw rechten kunnen beperkt zijn, bijvoorbeeld wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren of wanneer wij de gegevens nodig hebben in verband met een rechtsvordering. Wij kunnen u vragen de gegevens te verstrekken die nodig zijn om uw identiteit te bevestigen.
Neem contact met ons op via service@scanpan.dk wanneer u gebruik wilt maken van uw rechten.
9. Een klacht indienen
U kunt een klacht over onze verwerking van uw persoonsgegevens indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland. Wij verzoeken u om eerst contact met ons op te nemen, zodat wij de gelegenheid krijgen uw vraag of klacht te behandelen.
Autoriteit Persoonsgegevens
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Omdat SCANPAN A/S in Denemarken is gevestigd, kunt u ook contact opnemen met de Deense toezichthoudende autoriteit:
Datatilsynet
www.datatilsynet.dk
10. Beveiliging
Wij treffen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeoorloofde toegang en verstrekking.
De toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot medewerkers en leveranciers die deze gegevens voor een gerechtvaardigd zakelijk doel nodig hebben.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring bijwerken wanneer onze verwerking, diensten of de toepasselijke regelgeving veranderen.
De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd met de datum waarop deze voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u op passende wijze.